Adjoint Administratif – Secrétaire (H/F)

Vous travaillerez en trinôme avec la secrétaire de la DRH et en collaboration directe avec l’Assistante de la Directrice adjointe aux Ressources Humaines.

Missions de secrétariat : 

• Gestion du courrier et de la boîte mail secrétariat RH : réception, diffusion entre les différents secteurs, suivi de courriers particuliers.
• Accueil téléphonique et physique : Réception, traitement, filtrage et orientation des appels et messages, gestion de l’interphone.
• Tenue des agendas du directeur, de la Directrice adjointe et des Attachées.
• Organisation de rendez-vous en interne (encadrement, praticiens hospitaliers, personnels de l’établissement, partenaires sociaux) et à l’externe (candidats potentiels, organismes extérieurs…).
• Organisation des réunions : réservation de salles, convocations, préparation des dossiers correspondants, prise de notes éventuelle.
• Rédaction de notes de services et de notes d’information dans le domaine RH : vacances de poste, concours, grèves, composition CSE …
• Rédactions de divers documents : courrier, rapport, compte-rendu, PV.
• Classement et archivage suivant la charte en vigueur au sein de l’établissement.
• Gestion des matériels de bureau : recensement des besoins et commande.

Suivi de dossiers particuliers : 

• Gestion des frais de déplacements (vérification des états de frais, classement des papiers véhicules et ordres de mission, saisie sur le logiciel de ressources humaines (RH), envoi des dossiers pour la paie
• Suivi et renouvellement annuel des ordres de mission permanent
• Gestion du forfait mobilité durable (Recueil des demandes, saisie sur le logiciel RH)
• Gestion du CGOS (accueil téléphonique, RDV physique, gestion des demandes de prestations, organisation des sorties, diffusion des informations auprès des agents, relations avec le CGOS de Villeneuve d’Ascq),
• Gestion de la mutuelle MNH et MNT (saisie des nouveaux adhérents, saisie des changements de cotisation, informations aux agents, échanges avec les deux mutuelles),
• Gestion des heures et formations syndicales en lien avec l’attachée d’administration chargée de la gestion du temps de travail (courriers, gestion des heures sur le logiciel de gestion du temps chronos),
• Gestion des médailles du travail (rédaction de la note, recueil des demandes, préparation des dossiers, saisie sur le logiciel de la Préfecture, organisation de la cérémonie de remise des médailles),
• Gestion des chèques de Noël pour les enfants du personnel
• Réception, analyse et traitement des demandes de télétravail

Missions ponctuelles

• Recrutement : publications et suivi des postes en interne et externe (GHT, Choisir le Service Public, France Travail, INDEED...)
• Suivi des grèves (remontées DGOS, syndicats, effectifs minimum, assignations …).
• Gestion des frais de transport (saisie dans le logiciel RH, classement des demandes par mois de paie)
• Assistance à la gestion des entretiens professionnels en relation avec l’Attachée (suivi, ajouts d'évalués aux évaluateurs, suivi du circuit de signature, des recours…) via le logiciel GESFORM.
• Préparation des dossiers disciplinaires 

Nature de l'emploi : 

Catégorie statuaire C, emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels. 

Lieu d'exercice : 

EPSM de l’Agglomération Lilloise – Service Direction des Ressources Humaines - 1 Rue de Lommelet – 59350 SAINT ANDRE LEZ LILLE.

Condition d'exercice : 

Poste à temps complet - Amplitude horaire : 8h30-17h30.

Vous travaillerez en trinôme avec la secrétaire de la DRH et en collaboration directe avec l’Assistante de la Directrice adjointe aux Ressources Humaines.

• Bac professionnel ou BTS Assistant(e) de Direction souhaité.
• Bon contact relationnel.
• Discrétion professionnelle.
• Expression aisée à l’oral comme à l’écrit.
• Aisance dans la prise de note de réunion et la saisie de compte-rendu d’entretiens.
• Bonne connaissance de la réglementation en matière de ressources humaines.
• Bonne connaissance de l’EPSM-AL et de la Fonction Publique Hospitalière.
• Aptitude à travailler en équipe.
• Disponibilité et faculté d'adaptation aux situations.
• Sens de l'organisation, rigueur et capacité d'autonomie.
• Maîtrise de l'outil informatique (Word-Excel-Evoluance RH-GEF-BO).

Les candidatures sont à adresser à Madame Isabelle VADKERTI, Directrice Adjointe des Ressources Humaines et des Relations Sociales de l'E.P.S.M de l'Agglomération Lilloise, par courrier : B.P. 4, 59871 SAINT-ANDRE CEDEX ou par mail : recrutement.drh-al@ghtpsy-npdc.fr au plus tard le vendredi 19 septembre 2025 (délai de rigueur).

Les candidats seront reçus en fonction du profil de poste à pourvoir et de leur projet professionnel. Un CV et une lettre de motivation sont attendus. Les candidatures internes doivent être visées préalablement par le supérieur hiérarchique.